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电子产品营销:照明企业如何建设办事处
发布:深圳邦道 日期:2015-03-23 人气:4420

 邦道咨询渠道建设篇
 
在照明行业办事处建设,起于90年代,兴于2000年后,行业龙头企业,如欧普、雷士等都设有办事处。照明行业的办事处在市场渠道不断变革和发展中,仍然发挥着其独特的作用,应该说有其存在的道理。为此,邦道咨询结合咨询经验对如何建设好办事处进行如下分享。
 
办事处建设概况
 
一、    办事处机构性质
营销办事处是照明企业营销总部的市场运作平台。严格遵守公司各项管理制度,接受公司销售计划部直接领导,完成公司下达的综合市场营销目标;作为销售收入中心和费用中心,承担相应的经营风险责任。
 
二、    办事处机构职能
在公司营销政策和规定的指导下,根据本区域市场的具体特点,制定适用的市场策略和管理方式;对营销总部下达的销售目标进行分解,完成销售任务,并对其运作费用进行有效控制;规划、建立并优化完善销售网络和服务体系;建立客户档案,负责维护目标区域市场,并做好售后服务;完善前端的市场信息平台功能。
 
三、    办事处管理总则
办事处管理应纳入营销总部管理系统,员工的思想和行为必须符合公司和营销总部的要求和规范;明确分工、职责与权限,实行激励考核制度,逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。
 
四、    岗位基本原则
各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时,不管任务完成与否都要在规定时间之内进行复命。在规定时间内完成任务,任务完成必须通知上级主管已完成任务。
在执行任务过程中,发现此任务确实有不可克服的困难,无法按时完成任务,需在规定时间之内通知上级主管;刚接受任务,有突发事件发生或某些困难未考虑到,认定此任务无法完成,需要通知上级主管。
 
五、    常见办事处组织结构设置
管理岗位:办事处经理
基础岗位:储运员、库管员、会计、业务经理、统计员。
 
办事处岗位责任制度
 
一、    办事处经理岗位职责
 
          任用原则:由营销总部派出
          直接上级:销售计划部经理
          1、传达、分解、落实销售计划部下达的公司政策与任务。
2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。
3、主持每月销售目标的制定,报批销售计划部后分解落实,并督导实施;签发每批次的订单与退换货申请,主持拟订下月、下周分品种要货计划(意向)。
4、监督业务经理填写日报告以及周、月工作计划的制定与总结,并对其进行评审、指导。
5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商,关注通路价格的稳定性,洞察预测通路危机,并及时应对;亲自对重要客户定期巡访与维护。
6、组织建立健全客户档案,分析市场需求,判断消费倾向,提出产品改善和产品开发建议。
7、策划本区域促销、公关活动,报批及组织实施和结果评估。
8、制定办事处的费用预算计划,负责费用的控制与现金收付的签发及监督。
9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训,召集办事处人员例会,及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。
10、 组织制定并定期调整库存的安全定额标准,上报销售计划部。
11、 负责办事处员工的月度绩效考评工作。
 
二、   业务经理岗位职责
 
         任用原则:由营销总部派出,或由销售计划部授权当地招聘
         直接上级:办事处经理(或直属区域经理)
1.   协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划,完成办事处经理下达的销售综合目标,提出促销建议。
2.   负责本辖区内市场秩序的维护,重点监控价格体系、窜货现象等,协助调解渠道冲突。
3.   建立客户档案,按计划巡访客户,进行市场调查,及时反馈市场信息,协助办事处经理进行客户评估。
4.   填写日工作计划与总结(成功手册)、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划,完成每周的工作报告,上报办事处经理(直属区域经理)。
5.   对辖区内各级经销商进行宣传公司政策,并对经销商的经营活动进行指导(库存、订货、展示、售后服务等),帮助经销商对经营目标进行分解,提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作,保证新产品得以顺利推广。
6.   协助经销商做好售后服务维修工作,解决质量问题引起的纠纷。
7.   执行公司的促销计划;规范终端卖场的布置和产品的展示,协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出,保持展板及产品整洁。
8.   力争做到卖场内有专人负责欧普产品的销售,定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。
9.   积极进行市场开拓,积极发展有潜质的客户;注意开发并维护工程客户及大型终端卖场。
 
三、  会计岗位职责
 
派出原则: 由公司财务部统一选派,必须是公司信任的人员。上岗前须具备财务出纳、产品等方面的知识。
          直接上级:具体工作服从办事处经理领导,但资金业务直接向公司负责。
1.   在每一笔发货单据上签字,负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。
2.   坚持信用额度控制下的现金现货原则,加强现金管理,建立现金日记帐、销售收入账以及应收款账,每日下班后对帐、盘点,保证帐实相符。
3.   遵守公司货款管理规定,及时回笼货款,并与公司财务核对有关财务帐目。
4.   负责办事处日常费用现金支出管理工作,按公司财务相关规定支付收讫。每月26日前向公司报送如下统计表:A 《办事处现金日记帐目》、B 《人员考勤表》、C 《费用统计表》;D 《客户应收款月报表》。
5.   负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作,并按营销总部的工资表发放工资。
6.   负责办事处办公室内勤服务工作,保管各类文件档案,及时登记清理客户档案;对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行统计、记录,对办事处设施、用品进行登记与发放管理及其他文档管理。
 
四、    统计员岗位职责
 
  派出原则:由销售计划部派出,或由办事处经理经批准后在当地招聘,上岗前必须具备有关统计、产品和电脑等方面的知识。
            直接上级:办事处经理
1.   每日负责录入单据,实时调整办事处进、销、存记录。
2.   负责应收帐的记录,每日工作结束时,对销售明细账与应收款账进行记录,与会计进行核对。
3.   负责办事处费用支出的记账工作,于办事处周会前与会计进行核对。
4.   负责向销售计划部报送如下报表:A《月度销售统计表》、B《月、周订货规划表》、C日常要货订单、D安全库存定额。
5.   协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划,负责各项考核数据的统计,为工作总结与信息反馈提供数据。
6.   负责管理与维护电脑、打印等设备。
 
五、    开单导购员岗位职责
 
        派出原则:由公司派出,或由办事处经理经批准后在当地招聘。
        直接上级:办事处经理。
1、负责门市客户接待和外埠客户的电询工作,记录和确认客户订单,准确开据提货单。
2、熟练掌握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品系列,并指导客户对产品的选择。
3、接听办事处电话,做好客户、消费者反馈记录,上报办事处经理。
4、有样品展示的办事处,应做好样品展示工作,及时更换样品与上新品,树立公司形象。
5、完成办事处经理交办的其他工作事宜。
 
六、    仓管员岗位职责
 
  派出原则:由公司统一选派、管理
           直接上级:办事处经理
1.   负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作,凭会计签字的发货单据为储运员备货。
2.   做好仓储帐目管理,及时掌握动态数据,监控安全库存量,及时、准确地提供各种货品库存的数据,协助制定订货计划和库存计划。
3.   做好仓库的日常管理,杜绝仓储损耗和任何严重事故,对储存货物的安全、完好负责。
4.   建立库存管理卡,每日对账,每周自我盘库,每月月底全面盘库。对库存差异进行分析,查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。
5.   协助完成办事处经理交付的其他工作事项。
 
七、   储运员岗位职责
 
          派出原则:由公司派出,或办事处经理按规定招聘任用
          直接上级:办事处经理
1.   主要负责市内主要客户货品的日常配送工作,并负责组织向外地各区域市场按时发送。
2.   协助会计进行货款结算工作,及时结算交回公司货款。
3.   协助市内业务代表巡访和维护客户,及时反馈市场信息。
4.   及时了解公司到货情况,组织车辆运送至营销办事处仓库,协助入库。
5.   负责日常客户退回、更换和维修产品的修复工作,做好维修记录,及时反映产品质量问题。
6.   办事处经理交办的其他工作。
 
八、   司机岗位职责
 
             派出原则:由营销总部派出,或当地招聘,由营销总部审批。
             直接上级:办事处经理
1.   负责货物的运输,包括提货、送货等业务。
2.   协助仓管员理货与出、入库工作。
3.   车辆的日常维护及保养,妥善保管随车工具、车上设备,定期填写车辆保养卡,加强安全工作意识,避免一切事故的发生。
4.   遵守车辆管理规定,不得私自出车,服从办事处经理的统一调动。
5.   办事处经理交办的其他工作。
 
 
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